【労務管理の落とし穴③　社員のメールを見てもいい?】の詳細

【労務管理の落とし穴③　社員のメールを見てもいい?】

　仕事をするのにパソコンが欠かせないという職場も多くなりました。業務連絡や社外とのやりとりで電子メールを使うのが当たり前になってきていますが､会社としても､社員がどんなメールを送っているのか不安になることもあるようです。今日はそんな事例です｡

　A社長｢どうもうちの社員が､会社のパソコンで就業時間中に出会い系サイトを見ているらしいんですよ｡昨日会社のパソコンに待ち合わせのメールが来ていたのを見つけてしまったんですよ｡どうにかなりませんかね?｣
　社労士｢就業時間中に会社のパソコンでということだとまずいですね｡ところで､どうしてそれがわかったのですか｣
　A社長｢社員のメールは全部監視しているんですよ｡ほら､情報漏洩とか､あるとまずいじゃないですか｣
　社労士｢社員の方はメールがチェックされていることは知っているのですか?｣
　A社長｢いや､誰も知らないと思います。私とITの責任者しかパスワードを知りませんから｣
　いかがでしょうか｡知らないうちに他人からメールを監視されていたと気づくと社員としてもゾッとしますよね｡確かに会社のパソコンや会社のメールアドレスは会社の管理下にありますから､送受信の履歴をチェックしても問題ないように思えます｡しかし､これが無制限に認められるとすると､社員のプライバシーが侵害されてしまうのではないか､という危険も高まってきます｡
　このような場合､監視の日的､手段､態様､監視される社員の不利益の程度などを考慮のうえ､社会通念上相当な範囲を逸脱した監視がなされた場合に限り､プライバシーの侵害となると考えられています｡

　今回の事例では情報漏洩対策としてメールをチェックしているようですが社員は自分のパソコンのメールがチェックされていることを誰も知らないようですし､少し問題がありそうです｡
　例えば､就業規則に就業時間中に私用メールを禁止されていて､会社がメールをチェックできる旨の規定があり､全社員に周知されていれば問題ありません｡しかし､自分の知らないところでメールを監視されていたことを社員が知れば少なからず不愉快な思いをしますので後々トラブルに発展しかねません｡
　今回のケースも､よくよく調べてみると単なる迷惑メールだったことがわかりました｡会社としても軽率な懲戒処分をしたりして社員の信頼を裏切らないように注意したいところです｡
　実際､社外とのメールのやりとりが不正の重要な証拠になったり､情報漏洩時の原因究明や対策の検討に役立つことも多いと思いますが､社員の信頼を失っては本末転倒です｡この点は十分に気をつけましょう。