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BLOG

中野人事法務事務所中野 泰(なかの やすし)

ブログ記事一覧

年少者の年齢を証明する書類「住民票記載事項証明書」とは?

労働基準法では、使用者は、
満18歳に満たない従業員については、
その年齢を証明する戸籍証明書を
事業場に備え付けなければならないとしています。

この「戸籍証明書」、具体的には、戸籍抄本(謄本)や、
住民票の写しを指しているのですが、
昨今は個人情報保護の観点で、
不必要な情報まで会社に開示することを防止するため、
「住民票記載事項証明書」を利用するよう、
行政指導しています。


さて、「住民票記載事項証明書」とは
どのような証明書かご存知ですか?

住民票記載事項証明書は、
現在住民登録をしている方の住民票の内容の中から、
申請者の方が必要とする項目のみ証明するものです。 

一般的には会社で定められた用紙に証明するものですが、
指定の用紙がない場合には
各市区町村の書式で証明を発行することになります。

通常、従業員本人が住民票記載事項証明書を
市区町村に取りに行きます。
この場合は、下記のものが必要です。

1 会社から書類を指定されている場合は、証明用の書式
2 手数料(1通につき無料~数百円)
3 本人確認資料(運転免許証・健康保険証・パスポートなど)

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三六協定の特別条項、運用上のポイントは?

三六協定の特別条項について、
三六協定の余白等に記載する文章自体は
色々なマニュアル本やネットでも拾えると思いますが、
実際の運用にあたって、どうすればよいか迷いがちな点を
簡単にまとめてみました。

1 特別条項の発動の単位

部門単位などで発動しても結構ですが、
個人単位で発動しても構いません。

2 労使協議の対象者

例えば、Aという事業所のBさんを対象者として
特別条項を発動したい場合、
A事業所の過半数代表者と協議を行うことで足ります。
(Bさん個人と協議を行う必要はありません。)

3 書式の必要性等

書式に残す義務はありません。
法的には口頭の協議でも構いません。

ただし、口頭にすると、記録に残らないので、
労基署としては、記録に残すよう指導をすることが多いです。

労使それぞれが協議を経て
確認したということが分かる状態であればよいので、
協議書を作成し、お互いに捺印をしてもよいですし、
メールでのやり取りでも、構いません。
(労基署は紙を勧めると思いますが...)

4 特別条項発動のタイミング

例えば、1ヶ月の上限を45時間としている
ケースをイメージします。

日々、従業員の時間外労働・所定休日労働の合計を
エクセル等で個別管理しておきます。

ある日、40時間を超えた従業員がいるとします。
目視するのも大変ですので、
エクセルのIF関数などを活用して、
40時間を超えた時点で「○」等が
表示されるように工夫するとよいでしょう。
(「40時間」は単なる一例です。他の時間でも結構です。)

月末近い日であれば、残り5時間以内に
残業を収めるように指導することになりますが、
月半ばであり、今後も残業が見込まれる場合に、
特別条項を発動するようにすればよいでしょう。

なお、特別条項は回数制限もあります。
こちらも合わせてエクセル等で
累計管理してください。

なお、労使の協議書には、
次のような項目が記載されているとよいでしょう。

1 対象者氏名
2 現在の時間外労働時間
3 延長時間
4 これまでの延長回数
5 延長の理由(納期逼迫など、簡単なもので結構です。)

5 一工夫(協議ではなく、通知にする)

多くの特別条項のひな形は、「労使の協議を経て」ととなっていますが、
工夫している会社は、「従業員代表に事前に通知することにより」
としています。

労使の協議ですと、労働者側から突っぱねられて
特別条項を発動できないリスクがあることや、
そもそも協議をしなければならないことが
時間的にも労力的にも面倒であることが背景となっております。

また、通知方法は前述の通り、紙である必要もありません。
メールを過半数代表者に送付して
済ませているケースもあるようです。

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中小企業向け!無料の「就業規則の解説本」

この度、愛知県の産業労働部が
という無料冊子をHP上に公開しました。

書店に行くと、就業規則に関する書籍が
たくさん販売されていますが、
全て有料です。(←当たり前ですが...)

一方、こちらは無料です。
そして、無料だからと言ってバカにできないくらいの
情報の質と量が確保されています。

ご興味ある方は有料の書籍を買う前に、
一度ご覧いただくとよいかと存じます。

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賃金からの控除額に限度額はあるか?

賃金は全額を支払わなければなりませんが、
法令に別段の定めがある場合や
労使協定書がある場合は
賃金の一部を控除して支払うことができます。
(労働基準法第24条)

法令に別段の定めがある場合とは、
所得税や住民税、社会保険料を指しています。

さて、要件を充たしていさえすれば、
賃金の控除額に限度はあるのでしょうか?

結論から申し上げますと、
控除される金額が賃金の一部である限り、
控除額についてはの限度はありません。

なお、私法上は、民法第510条及び
民事執行法第152条の規定により
一賃金支払い期の賃金、または
退職金の額の4分の3に相当する部分
(退職手当を除く賃金にあっては
 その額が民事執行法施行令で
 定める額を超える時は、その額)については
使用者側から相殺することは
できないとされています。
ご注意ください。
(昭和29年12月23日 基収6185号、
 昭和63年3月14日 基発150号より)

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パートから正社員に雇用区分変更。有給休暇はどう考える?

1年間パートとして働いていた人が、正社員に雇用区分を変更しました。
この場合、有給休暇についてはどのように考えればよいのでしょうか?

1 パート時代に付与された有給休暇はそのまま引き継がれます。

例えば、パート時代は週1日の契約で働いていた場合、
要件を満たしていれば、入社6ヶ月経過時点で、
1日の有給休暇が付与されます(比例付与)。

この有給休暇を使っていなければ、
1年後に正社員になった時点で、
この有給休暇は引き継がれます。

2 パートを始めた日を入社日として計算します。

正社員に雇用区分が変更された日を入社日とするのではなく、
パートとして働き始めた日を入社日として、計算します。

事例の場合ですと、パートとして1年間在籍してから
正社員になったということですので、

パートとして働き始めた日から起算して、
1年6ヶ月(正社員になってからですと6ヶ月)経過後に
正社員としての有給休暇「11日」を付与することになります。

ちなみに、正社員からパートに雇用区分が変更した場合も同様です。
入社日はパートに雇用区分が変更した日はなく、
正社員としての入社日を有給休暇の計算上の入社日とします。

また、雇用区分を変更する際に、
一度形式的に退社した場合であっても、
有給休暇算定上の勤続年数は通算します。

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フレックスタイム制の場合、労働時間の把握はしなければならないか?

フレックスタイム制の場合、始業・終業の時刻を
従業員の決定に委ねていることから、
使用者側として労働時間を把握しなくてもよいのでしょうか?

これについて、通達によると、
フレックスタイム制の場合であっても、
使用者に労働時間の把握義務があると、
ハッキリ明記されています。

フレックスタイム制を採用する事業場においても、
各従業員の各日の労働時間の把握を
きちんと行うことになっています。

仮に労働時間を把握しないとすると、
残業手当や深夜割増手当が
つけられなくなってしまいます。
(昭和63年3月14日 基発150号を元に作成)

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フレックスタイム制での休憩の与え方などは?

フレックスタイム制を採用した場合に、
労働基準法上の休憩の与え方や、
就業規則の定め方については
どのように考えたらよいのでしょうか?

まず、フレックスタイム制であっても、
労働基準法の休日の規程通りに与えることが大原則です。

【一斉休憩が必要な場合】

コアタイム中に休憩時間を定めるようにしてください。
(法律で決まっていることではありませんが、
 このように行政指導がなされています。)

【一斉休憩が不要な場合】

休憩時間を取る時間帯を従業員に委ねる場合は、
各日の休憩時間の長さを定め、
それを取る時間帯は従業員に委ねる旨を
就業規則に記載するようにしてください。

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フレックスタイム制の場合、労働時間の把握はしなければならないか?

フレックスタイム制の場合、始業・終業の時刻を
従業員の決定に委ねていることから、
使用者側として労働時間を把握しなくてもよいのでしょうか?

これについて、通達によると、
フレックスタイム制の場合であっても、
使用者に労働時間の把握義務があると、
ハッキリ明記されています。

フレックスタイム制を採用する事業場においても、
各従業員の各日の労働時間の把握を
きちんと行うことになっています。

仮に労働時間を把握しないとすると、
残業手当や深夜割増手当が
つけられなくなってしまいます。
(昭和63年3月14日 基発150号を元に作成)

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フレックスタイム制で有給休暇を取得した場合の賃金計算方法

フレックスタイム制における有給休暇については、
その月の労働時間や割増賃金にどのように反映すればよいのでしょうか。

仮に次のような設定を考えてみましょう。

【基本設定】

清算期間における総労働時間:160時間
標準となる1日の労働時間:8時間

まずは年次有給休暇を取らない場合です。

【A 実労働のみのパターン】

一清算期間中の実労働時間:166時間
年次有給休暇取得日数:0日

この場合、166時間ー160時間=6時間が
法定外労働時間とされます。
この6時間についての割増率は1.25倍で計算します。

【B 有給休暇の取得によって総労働時間を超えるパターン】

一清算期間中の実労働時間:150時間
年次有給休暇取得日数:2日

この場合、166時間(150+8×2)ー160時間=6時間が
所定外労働時間とされます。

一方、年次有給休暇を取得した場合、
「所定労働時間を働いたものとみなす」ことになります。

実労働部分で160時間を超えていないので、
法定外労働時間とはなりません。

就業規則等で特段の取り決めがない場合は、
この6時間についての割増率は1.00倍で計算します。
(時間単価を支払うことで足ります。)

【C AとBの合わせ技パターン】

一清算期間中の実労働時間:170時間
年次有給休暇取得日数:2日

前述の通り、年次有給休暇を取得した場合、
「所定労働時間を働いたものとみなす」ことになります。

したがって、8時間×2日=16時間については
就業規則等で特段の取り決めがなければ、
割増率は1.00倍で計算します。
(時間単価を支払うことで足ります。)

一方、実労働時間についてみると、
170時間ー160時間=10時間オーバーしています。
この10時間については、法定外労働時間となり、
割増率という点では1.25倍で計算します。

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一ヶ月単位の変形労働時間制における休日の振替

1ヶ月単位の変形労働時間制における、休日の振替に関する約束事は
どのようになっているのでしょうか?

【結論】

休日振替の結果、就業規則で1日8時間
または1週40時間を超える所定労働時間が
設定されていない日または週に
1日8時間または1週40時間を超えて
労働させることになる場合には、
その超える時間は時間外労働となります。

【例:1日の労働時間】

1ヶ月単位の変形労働時間制を導入することで、
下記のような所定労働時間を設定している会社があるとします。

月曜日:10時間
火曜日~土曜日:6時間
日曜日:休日
(1週合計40時間)

日曜日に休日出勤をさせ、
その代わり月曜日を振替休日とする場合、
日曜日の所定労働時間は10時間となります。

日曜日は元々、1日8時間を超える
所定労働時間は設定されていません。

このような日に8時間を超えて勤務させるわけですから、
8時間を超えた2時間については
時間外労働として計算することになります。

【例:週の労働時間】

完全週休二日制を採用している場合、
ある週の休日を他の週に振り替えた場合を想定してみます。
(1日の所定労働時間は8時間)

この場合、休日出勤をさせた週の労働時間が
1日8時間×6日=48時間となります。

もともと、休日出勤をさせなければ、
この週の労働時間は40時間でした。

40時間を超える所定労働時間が設定されていない週に
40時間を超える労働をさせることになりますので、
40時間を超えた8時間については時間外労働となります。
(昭和63年3月14日 基発150号、平成6年3月31日 基発181号より)

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一ヶ月単位の変形労働時間制。シフト表は変形期間の開始日の前日までに決定でOK?

シフト制による一ヶ月単位の変形労働時間制を採用する場合、
個人別に、各日、各週の労働時間を就業規則に定めなければいけないのでしょうか。

それとも、就業規則では、「始業、終業時刻は、起算日前に示すシフト表による」
とのみ記載し、起算日前に勤務シフトを示すことだけで足りるのでしょうか?

結論から申し上げると、変形期間の開始日の前日までに
シフト表を明らかにすれば問題ありません。

本来論からすれば、就業規則において、
できる限り具体的に特定すべきものではありますが、
業務の実体から月ごとにシフト表を作成する必要がある場合には、
就業規則において各シフト勤務の始業・終業時刻、
各シフトの組み合わせの考え方、
シフト表の作成手続き及びその周知方法を定めておき、
それに従って各日ごとのシフト表は、
変形期間の開始前までに
具体的に特定することで足りるとされています。
(昭和63年3月14日 基発150号)

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年次有給休暇の「全労働日」の解釈に変更が加えられました。

平成25年7月10日付で厚生労働省労働基準局長が
都道府県労働局長宛てに出した通達文書
(基発0710第3号)により、
年次有給休暇算定の基礎となる全労働日の取扱いに
変更がなされました。

通達文書をベースに、詳細を以下、ご紹介します。

年次有給休暇算定の基礎となる全労働日の取扱いについて

平成25年6月6日、労働基準法第39条の解釈について、
最高裁第一小法廷において別添のような判決がなされたことを受け、
昭和63年3月14日付け基発第150号・婦発第47号
「労働基準法関係解釈例規について」について、
下記のとおり改めることとします。

第1 法第39条関係<出勤率の基礎となる全労働日>を
   次のように改めます。

<出勤率の基礎となる全労働日>

年次有給休暇の請求権の発生について、
法第三十九条が全労働日の八割出勤を条件としているのは、
労働者の勤怠の状況を勘案して、
特に出勤率の低い者を除外する立法趣旨であることから、
全労働日の取扱いについては、次のとおりとする。

1 年次有給休暇算定の基礎となる全労働日の日数は
  就業規則その他によって定められた所定休日を除いた日をいい、
  各労働者の職種が異なること等により異なることもあり得る。
  したがって、所定の休日に労働させた場合には、
  その日は、全労働日に含まれないものである。

  →「1」は特に変更ありません。
  →「2」以下が変更となりました。

2 労働者の責に帰すべき事由によるとはいえない不就労日は、
  3に該当する場合を除き、出勤率の算定に当たっては、
  出勤日数に算入すべきものとして全労働日に含まれるものとする。

  例えば、裁判所の判決により解雇が無効と確定した場合や、
  労働委員会による救済命令を受けて
  会社が解雇の取消しを行った場合の
  解雇日から復職日までの不就労日のように、
  労働者が使用者から正当な理由なく就労を拒まれたために
  就労することができなかった日が考えられる。

3 労働者の責に帰すべき事由によるとはいえない不就労日であっても、
  次に掲げる日のように、当事者間の衡平等の観点から
  出勤日数に算入するのが相当でないものは、
  全労働日に含まれないものとする。

  (一) 不可抗力による休業日
  (二) 使用者側に起因する経営、管理上の障害による休業日
  (三) 正当な同盟罷業その他正当な争議行為により
     労務の提供が全くなされなかった日

第2 法第39条関係<全労働日がゼロとなる場合の
   年次有給休暇>を削ります。

削る前は、いったん解雇になった従業員が、
後日、解雇が取り消され、
復職した労働者が年次有給休暇を請求したという
事例があったことに対する
判断が書かれた通達がありました。

この時の判断は、次の通りでした。

――――――――――――――――――――――――
労働日がゼロとなる場合は、
前年に労働日のあることを前提とする法第39条の解釈上、
8割以上出勤するという法定要件を充たさないから、
年次有給休暇の請求権は発生しない
(昭和27年12月2日 基収5873号)
――――――――――――――――――――――――

この解釈をそのままにしておきますと、
「第1」の「2」の解釈と矛盾が生じてしまいます。

そこで、解釈の変更に当たり、これを削ることにしました。
ということで、今後はこうした事例の場合、
年次有給休暇の請求権は発生するということになります。

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有給休暇の出勤率を計算する際の休職期間の取り扱い方は?

有給休暇を付与する際、出勤率を算定します。
8割以上であれば、有給を付与することになっていますが、
休職期間がある人については、
その期間について、どのような処理をすればよいのでしょうか?

出勤率は【出勤日数/全労働日数】で計算します。

休職期間中は出勤していませんので、
出勤日数にはカウントしません。

全労働日数とは、労働義務のある日の総日数です。

休職期間中は労働を免除されている期間ですので、
全労働日数にもカウントしません。

結局、休職期間中の日数は、
分子からも分母からも覗いて計算します。

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平均賃金の算定期間が2週間未満の場合の注意点

入社したばかりの人に休業を命じたケースが生じた場合、
どのように平均賃金を算出したらよいのでしょうか?

かなり特殊な計算方法になりますが、こんな通達があります。

----------------------------------------------------------
平均賃金の算定期間が2週間未満の労働者であって、

①満稼動の者は、当該労働者に対して支払われた賃金の総額を
 その期間の総暦日数で除した金額に7分の6を乗じた金額

②通常の労働者と著しく異なる労働に対する賃金額となる労働者は、
 通常の労働に対する賃金額に修正した金額が平均賃金となる
(昭和45.05.14基発(旧労働省労働基準局長名通達)第375号)
----------------------------------------------------------

「7分の6」...。滅多にお目にかからない数字ですよね。

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フレックスタイム制の休憩時間

フレックスタイム制の場合の
休憩時間に関する考え方をご紹介します。

<大原則>

フレックスタイム制を適用する場合であっても、
休憩時間については労働基準法第34条の要件に
合致するように与えなければなりません。

<一斉休憩の原則が適用される業種>

コアタイム中に休憩時間を定めます。

なお、コアタイムの設定がない等、
休憩を一斉に与えることができない場合は、
労使協定を締結して、
一斉休憩の適用を除外する手続きが必要です。

<一斉休憩の原則が適用除外されている業種>

休憩を取る時間帯を労働者に委ねる場合には、
休憩時間の長さを定め、
休憩を取る時間帯は労働者に委ねる旨を就業規則に定めます。

参考:労働基準法第34条

使用者は、労働時間が6時間を超える場合においては
少なくとも45分、8時間を超える場合においては
少なくとも1時間の休憩時間を
労働時間の途中に与えなければならない。

2  前項の休憩時間は、一斉に与えなければならない。
  ただし、当該事業場に、労働者の過半数で組織する
  労働組合がある場合においてはその労働組合、
  労働者の過半数で組織する
  労働組合がない場合においては
  労働者の過半数を代表する者との
  書面による協定があるときは、この限りでない。

3  使用者は、第一項の休憩時間を自由に利用させなければならない。

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