三六協定の特別条項、運用上のポイントは？
三六協定の特別条項について、
三六協定の余白等に記載する文章自体は
色々なマニュアル本やネットでも拾えると思いますが、
実際の運用にあたって、どうすればよいか迷いがちな点を
簡単にまとめてみました。
部門単位などで発動しても結構ですが、
個人単位で発動しても構いません。
２ 労使協議の対象者
例えば、Aという事業所のBさんを対象者として
特別条項を発動したい場合、
A事業所の過半数代表者と協議を行うことで足ります。
（Bさん個人と協議を行う必要はありません。）
３ 書式の必要性等
書式に残す義務はありません。
法的には口頭の協議でも構いません。
ただし、口頭にすると、記録に残らないので、
労基署としては、記録に残すよう指導をすることが多いです。
例えば、Aという事業所のBさんを対象者として
特別条項を発動したい場合、
A事業所の過半数代表者と協議を行うことで足ります。
（Bさん個人と協議を行う必要はありません。）
３ 書式の必要性等
書式に残す義務はありません。
法的には口頭の協議でも構いません。
ただし、口頭にすると、記録に残らないので、
労基署としては、記録に残すよう指導をすることが多いです。
労使それぞれが協議を経て
確認したということが分かる状態であればよいので、
協議書を作成し、お互いに捺印をしてもよいですし、メールでのやり取りでも、構いません。
（労基署は紙を勧めると思いますが...）
４ 特別条項発動のタイミング
例えば、1ヶ月の上限を45時間としている
ケースをイメージします。
日々、従業員の時間外労働・所定休日労働の合計を
エクセル等で個別管理しておきます。
ある日、40時間を超えた従業員がいるとします。
目視するのも大変ですので、
エクセルのIF関数などを活用して、
40時間を超えた時点で「○」等が
表示されるように工夫するとよいでしょう。
（「40時間」は単なる一例です。他の時間でも結構です。）
月末近い日であれば、残り5時間以内に
残業を収めるように指導することになりますが、
月半ばであり、今後も残業が見込まれる場合に、
特別条項を発動するようにすればよいでしょう。
なお、特別条項は回数制限もあります。
こちらも合わせてエクセル等で
累計管理してください。
なお、労使の協議書には、
次のような項目が記載されているとよいでしょう。
１ 対象者氏名
２ 現在の時間外労働時間
３ 延長時間
４ これまでの延長回数
５ 延長の理由（納期逼迫など、簡単なもので結構です。）
５ 一工夫（協議ではなく、通知にする）
多くの特別条項のひな形は、「労使の協議を経て」ととなっていますが、
工夫している会社は、「従業員代表に事前に通知することにより」
としています。
労使の協議ですと、労働者側から突っぱねられて
としています。
労使の協議ですと、労働者側から突っぱねられて
特別条項を発動できないリスクがあることや、
そもそも協議をしなければならないことが
時間的にも労力的にも面倒であることが背景となっております。
また、通知方法は前述の通り、紙である必要もありません。
メールを過半数代表者に送付して
済ませているケースもあるようです。
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